Cuando se habla de seguridad informática en empresas, muchas veces toda la atención se centra en antivirus, firewalls, copias de seguridad o protección frente a virus y ciberataques. Sin embargo, uno de los problemas más habituales en muchas empresas sigue estando en algo mucho más sencillo: la gestión de usuarios y permisos.

Es bastante frecuente encontrar empleados con acceso a carpetas que no necesitan, cuentas antiguas que siguen activas después de una baja o usuarios compartidos entre varias personas.

Este tipo de situaciones, aunque parezcan pequeñas, pueden terminar provocando problemas importantes de seguridad y organización.

En realidad, controlar correctamente quién tiene acceso a cada sistema es una de las bases más importantes de cualquier estrategia de seguridad informática.

Cada usuario que existe dentro de una empresa tiene acceso a información, aplicaciones o recursos internos. Cuantos más accesos existen sin control, mayor es el riesgo de que aparezcan errores, pérdidas de información o incidencias de seguridad.

Uno de los fallos más habituales es dar permisos generales “para evitar problemas”, pero con el paso del tiempo, muchos empleados terminan teniendo acceso a información que no necesitan para su trabajo diario.

Además del riesgo de seguridad, esto genera desorganización y dificulta la gestión de la infraestructura informática. Por eso es importante que cada usuario tenga únicamente los permisos necesarios para desempeñar su función.

Una buena gestión de accesos también facilita el trabajo de cualquier servicio de mantenimiento informático para empresas, ya que permite mantener un entorno más organizado y seguro.

En muchas empresas ocurre lo mismo: un trabajador cambia de puesto, asume nuevas funciones o pasa a otro departamento, pero mantiene todos los permisos anteriores.

Con el tiempo, esto provoca que algunos usuarios acumulen accesos innecesarios a carpetas, programas o recursos internos.

El problema es que llega un momento en el que nadie sabe realmente quién tiene acceso a qué. Esto aumenta el riesgo de errores internos y hace más difícil controlar la seguridad de la empresa.

También es habitual que aparezcan problemas relacionados con la organización de servidores y recursos compartidos, especialmente en empresas que trabajan con servidores para empresas y sistemas centralizados.

Otro problema muy común es olvidarse de desactivar accesos cuando un empleado deja la empresa.

En ocasiones se elimina el correo principal, pero siguen funcionando otros accesos relacionados con plataformas cloud, VPN, escritorios remotos o herramientas internas.

Aunque parezca algo sin importancia, mantener cuentas activas de antiguos empleados puede convertirse en un riesgo importante para la empresa.

Esto es especialmente delicado cuando existen conexiones remotas o sistemas externos, algo muy relacionado con el uso de VPN en empresas y acceso remoto seguro.

Por este motivo, siempre debería existir un procedimiento claro para revisar y eliminar accesos cuando se produce una baja.

En pequeñas empresas todavía es bastante habitual encontrar usuarios compartidos entre varias personas. Correos genéricos, accesos comunes o contraseñas utilizadas por varios empleados siguen existiendo en muchas oficinas.

Aunque pueda parecer más cómodo, esto termina generando muchos problemas.

Por ejemplo, resulta imposible saber quién ha realizado una modificación concreta o quién ha accedido a determinada información. Además, si varias personas conocen la misma contraseña, el riesgo de filtración aumenta muchísimo.

Lo recomendable es que cada trabajador disponga siempre de sus propios accesos individuales.

Otro aspecto que muchas empresas descuidan es el cambio periódico de contraseñas.

Es bastante habitual encontrar usuarios que llevan años utilizando la misma clave para acceder al correo, a programas internos o incluso a servidores de la empresa. Esto aumenta considerablemente el riesgo en caso de filtración o robo de credenciales.

Por eso es recomendable establecer una política de renovación periódica de contraseñas, especialmente en cuentas con permisos administrativos o accesos remotos.

Además, las contraseñas deberían ser robustas y complementarse, siempre que sea posible, con sistemas de autenticación multifactor para añadir una capa extra de seguridad.

La seguridad informática no depende únicamente de herramientas tecnológicas, también depende de cómo se organizan los accesos dentro de la empresa.

Un usuario con permisos excesivos puede convertirse en un problema importante si su cuenta se ve comprometida. Esto es especialmente relevante frente a amenazas actuales como el phishing en empresas o el robo de credenciales.

Por ello, una buena estrategia de seguridad informática en empresas debe incluir siempre una correcta gestión de usuarios, permisos y accesos.

Una empresa debería tener una política clara sobre cómo se gestionan los accesos y permisos.

Algunos puntos básicos serían:

• Usuarios individuales para cada empleado
• Permisos limitados según funciones
• Revisión periódica de accesos
• Eliminación de cuentas antiguas
• Contraseñas seguras
• Autenticación multifactor
• Control de accesos remotos
• Registro de actividad y accesos

Además, es recomendable revisar periódicamente toda la infraestructura informática para detectar accesos innecesarios o configuraciones incorrectas, algo muy relacionado con la importancia de revisar el sistema informático de una empresa periódicamente.

Actualmente, muchas empresas trabajan con herramientas en la nube como Microsoft 365, SharePoint o plataformas colaborativas.

En estos entornos, controlar correctamente los accesos es todavía más importante, ya que la información puede consultarse desde cualquier ubicación.

Por eso es fundamental gestionar correctamente los permisos en herramientas como Microsoft SharePoint o plataformas basadas en licencias Microsoft 365 para empresas.

La gestión de usuarios y permisos es uno de los aspectos más importantes dentro de la seguridad informática de cualquier empresa.

Controlar correctamente quién accede a cada sistema ayuda a mejorar la seguridad, evitar errores y mantener una infraestructura informática mucho más organizada.

Muchas veces, los mayores problemas no vienen de ataques sofisticados, sino de pequeños fallos internos que se acumulan con el tiempo.

En Bouge ayudamos a las empresas a revisar y organizar sus accesos, permisos y sistemas de autenticación dentro de una estrategia global de mantenimiento y seguridad informática.

Somos especialistas mantenimiento informático para empresas en Madrid y Toledo y trabajamos para que la infraestructura tecnológica de cada empresa sea segura, estable y fácil de gestionar.

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